Általános Ellenőrző lista

1) Dátum:

• Dátum és időpont kiválasztása

• Van-e esőnap

• Speciális körülmények ellenőrzése (vakító fény, közlekedés)

• Az esemény nem ütközik-e ünnepnapokkal, vallási, egyéb más (társadalmi, politikai, vagy szakmai) eseményekkel.

• A kulcsemberek és a VIP vendégek részt tudnak-e venni az eseményen ebben az időpontban.

2) Költségvetés:

A rendelkezésre álló anyagi keret meghatározás és felosztása

3) Helyszín:

• Megközelíthetőség

• Változik-e az esemény előtt

• Építés/bontás

• A megfelelő személyek értesítése az eseményről, még mielőtt megtervezzük azt (vállalati tisztviselők, rendőrség, közintézmények)

• Szükség van-e a helyszín speciális előkészítésére

• Fűnyírás, festés, takarítás, helyreállítás

• Szükség van-e speciális javítómunkákra?

• Helyszíni feltételek személyes ellenőrzése (napfény, csúcsforgalom, közlekedés, parkolás, hírközlés, Wi-Fi ,….)

• Érinthetik-e az eseményt különböző időjárási feltételek (esőben sártengerré változhat a helyszín)

• Ki és hogyan tartja rendben a helyszínt a rendezvény ideje alatt

• Ki és hogyan teszi rendbe a helyszínt a rendezvény után

• Vannak-e mosdók és mellékhelységek a helyszínen, vagy mobil megoldásról kell gondoskodni?

• Parkolási lehetőségek

• Van-e elég hely?

• Tiszta és biztonságos-e a parkoló

• Kell-e fizetni érte, és ha igen kinek jár VIP parkolójegy

• Különleges szempontok.

• Megközelítése a mozgássérültek

4) Rendezvény

• A program fajtája

• Forgatókönyvírás

5) Vendégek

• A vendégek száma (teljes-e a létszám)

• A vendégek névsora, VIP vendégek száma, neve

• Meghívottak létszámának ellenőrzése

• Regisztrációs lista a résztvevőkről és a vendégekről (cím, tel.szám)

• Regisztrációs lista: szállítók vagy szolgáltatók

6) Meghívók

• Meghívók szövegének elkészítése

• Megfelelőek-e a testületi színek és logók

• Tartalmaz-e térképet

• Kérjünk-e választ telefonon, levélben vagy e-mail-en

• Meghívók kinyomtatása

• Ki fogja címezni és postázni a meghívókat

• Ki fogja kezelni a válaszokat

7) Étkeztetés

• Szükséges-e étkeztetés

• Ha igen, milyen étkezés a megfelelő, tekintettel a meghívottakra, a napszakra, és a rendelkezésre álló időre

• Hideg vagy meleg étel, felszolgálással, vagy svédasztalos formában

• Menüválasztással vagy kötött menüvel

• Ültetett étkezés, vagy állófogadás jellegű

• Ki felügyeli az étkeztetést

• A felszolgálás milyen formájú legyen (szendvicsek, büfé, ültetéses étkeztetés)

• Formális vagy informális az étkezés

• Van-e elegendő hely az üléshez/álláshoz

• Árak, illetve ktsg keret

• Mennyi hely szükséges az előkészületekhez

• Mennyi idővel előbb kell a vendéglátó vállalatnak megérkeznie, kitelepülnie

• Mennyi időt vesz igénybe

• Mikortól hely a helyet biztosítani a cateringnek

• Milyen technikai felszerelésre és infrastruktúrára van szüksége a catering cégnek

• Meddig kell tájékoztatni a catering céget a vendégek végleges létszámáról

• Ki gondoskodik az alábbiakról:

· Felszolgálók, pincérek, pincérnők

· Csészék, poharak, tányérok, evőeszközök

· Asztalok, székek

· Asztalmű (terítő, szalvéta)

· Szemétgyűjtők

· Elektromosság

· Tálalóedények

· Eltakarítás

• Ellenőrizzük az időjárást, és ennek megfelelően gondoskodjunk az ellátásról (melegben hideg italok)

8) Szervezési előkészületek

• Jelöljünk ki valakit, aki hivatalosan fogadja a sajtó és a VIP személyeket, legyen nála résztvevői lista

• Szükség van-e VIP kísérőre

• Ha a VIP vendégek részt vesznek az étkezésen, foglaljunk asztalt és helyet a számukra

• Kell-e a VIP vendégeknek külön hely, ahol előkészülhetnek, csinosíthatják magukat, pihennek, távol a többi vendégtől

• Kell-e külön terület, hogy a VIP vendégeket távol tartsuk a többiektől, illetve a sajtótól

• A fogadás helye elég nagy lesz-e hogy minden vendéget kényelmesen elhelyezzünk

• Szükség van-e arra, hogy a VIP vendégeket illetve a többi vendéget a helyszínre szállítsuk

• Honnan és hogyan, milyen járművel történik a szállítás

• Van-e megfelelő helység a kabátok, stb elhelyezésére

• Jelöljünk ki felvigyázót

• Az illetékesek, pl. kapuőrök rendelkeznek-e vendéglistával

• Mi az álláspont az illetéktelen behatolókkal

• Minden VIP csapattal (média, VIP vendégek, ügyfelek, stb.) foglalkozzon valaki

• Tudják-e az alkalmazottak mire készülünk, és megfelelően tájékozattuk őket, ahhoz, hogy hatékony segítséget tudjanak nyújtani szükség esetén. (elveszett vendég)

• Készítsünk listát az elkészítendő fotókról, hogy bármelyik alkalmazott tudja irányítani a fotózást.

• Megfelelően öltözöttek- e az alkalmazottak az eseményre, úgy hogy szakszerű munkatársi (szervezői és nem vendég vagy pincér) benyomását keltsék

• A kisegítő személyzet minden tagja hasonló öltözéket hord-e.

9) Hostessek

• Hány hostessre lesz szükség

• Mi lesz a feladatuk

• Ki végzi az előzetes felkészítésüket

• Milyen formaruhában lesznek, és milyen kitűzőt kapnak

• Milyen információnyújtásra kell őket felkészíteni?

10) Takarítás

• Ki tartja tisztán a helységeket, a felszereléseket, járműveket / autókat az esemény idején

• Ki szedi szét a berendezéseket az esemény után

11) Mellékhelységek

• Megfelelően jelöltek-e

• Kellő számban állnak –e rendelkezésre

• Tiszták és használhatóak-e

• Minden vendég számára könnyen megközelíthető-e (gyerek, idős, mozgáskorlátozott)

• Kell-e felügyelő szervezet?

• Ha igen jelöljük ki.

12) Kellékek

• Szalagok, csokrok, dekoráció a teremben illetve az asztalokon

• Van-e olló a helyszínen

• Kellékek készen vannak-e

• Működnek-e

• Van-e készenlétben tartalék berendezés, illetve meghibásodás esetén honnan szerezhető be új készülék a leggyorsabban.
• Milyen a terítő, a dekoráció

• Szükség van-e hamutálakra (álló, asztali), hol biztosítunk dohányzásra lehetőséget (Dohányzásra kijelölt hely táblától gondoskodjunk)

13) Fotós

• Kell-e előzetes fotózás

• Költségei, időszükséglete

• Adunk-e a vendégnek fényképalbumot a látgatás végeztével, ha igen, milyen borításban, illetve milyen hordozóanyagon

• Milyen sajtófotózásra van szükség és milyen média számára

• Mikor készülnek el a sajtófotók

• Végeztetünk-e videódokumentálást az eseményről

14) Sátor, ha nincs megfelelő terem

• Megfelelő-e a mérete

• Felnyitható oldalú legyen-e

• Mikor állítsák fel

• Ott kell-e valakinek lenni, hogy megmutassa az embereknek hova kell állítani

• Tiszta-e, vannak-e rajta sérülések, javítanunk kell-e

• Az időjárás függvényében milyen talajt kell biztosítanunk a sátorban, és milyen mechanikai megoldással (Murva felszórása, deszka, járólap alkalmazása)

• Kell-e világítása a sátorban

• Kell-e rovarlámpa a sátor elé és környékére

• Hogyan biztosítjuk a közlekedést a sátor környékén figyelembe véve a köteleket és a cövekeket

15) Vendégek regisztrációja

• Kellően egyszerű-e

• Milyen adatokat vesznek fel a regisztrálók

• Ki fog regisztrálni

• Hány fő fog regisztrálni

• Hogyan oldjuk meg a regisztrációt tömeges érkezés esetén, úgy, hogy az ne okozzon gondot, fennakadást

16) Névkitűzők

• Az eseményt megelőzően készítsük el a várható vendégek kitűzőit

• Ellenőrizzük a nevek helyes írásmódját

• Legyen tartalék kitűzőnk

• Tollak, papír legyen a helyszínen

17) Mikrofon és színpad

• Működik-e a hangosítás

• Vannak-e tartalék felszerelés

• Fix vagy mobil mikrofonokra lesz-e szükség, vagy mindkettőre

• Áramforrás van-e a hangosításnak, és ha igen milyen csatlakozással

• Győződjön meg róla, hogy elegendő hosszúságú-e az elektromos vezeték

• Szükség van-e elosztóra

18) Emelvény

• Milyen borítása lesz az emelvénynek

• Védőernyőre szükség van-e

• Árnyéka nem zavarja-e a fotózást

• Szükség van-e világításra, fényforrásra az emelvényen

• Szükség van-e pulpitusra az emelvényen

• Ennek milyen lesz a világítása

• Készül-e tv felvétel az emelvényen állókról és milyen távolságból

• Szükség van-e fejgépre a megvilágításhoz

19) Jelzések

• A színpadon a vállalati logó elhelyezése

• Parkolóhelyek

• Dohányzást tiltó táblák, kijelölt dohányzóhely táblák

• Irányjelzők

• Nyilak

• Érintést tiltó táblák

• Kijárat

• Bejárat

• Az esemény helyszínére irányító jelzések (utak mentén)

• Szükség van-e táblákat tartó oszlopokra, vagy más eszközökre

20) Parkolás

• VIP parkolóhelyek

• Ki viszi a parkolóban az autó? A vendég?

• Hol fognak parkolni?

• Kell-e őrzést biztosítanunk a parkoláshoz?

• Van-e parkolóhely a mozgáskorlátozottak számára

• Ha a parkolóhely messze van az esemény helyszínétől van-e más közlekedési eszköz, pl: ingajárat

21) Szóróajándékok, ajándéktárgyak, nyeremények

• Jut-e minden vendégnek, nyertesnek

• Milyen ajándékok legyenek

• Milyen értékhatárig választhatunk tárgyakat, ajándékokat

• Ki fogja kiosztani a vendégeknek

• Mikor

• Speciális ajándékok a VIP vendégeknek

• Mikor osszák ki

• Állítsuk-e ki az ajándékokat, és ha igen, hogyan

22) Ajándék-program

• Megírás, jóváhagyás, kinyomtatás

• Ki terjeszti

• Mikor és hol (a kapunál, ahol behajtanak a vendégek, vagy az esemény bejáratánál)

• Kapjon-e minden vendég egy kis mintát a vállalat termékeiből

23) Kiállítási tárgyak

• Kiállítsuk-e a vállalat termékmintáit, vagy rajzait

24) Audiovizuális bemutató

• Kezelőszemélyzet szükséges-e

• Ellenőriztük-e mostanában

25) Sajtódosszié

• Tényleírás

• Hírlevelek

• Fotók

• Térképek, helyszínrajzok, az üzem vázlatos rajza

• Életrajzi adatok, a kulcsemberek fényképei

• Brosúrák

• Van- e elegendő, vagy kell még rendelnünk

26) Névjegyek

• Begyűjtött/ kiosztott

27) Sajtótámogatás, interjúkészítés

• Fotózási lehetőség

• Csendes terep biztosítása a sajtóinterjúk készítésére

• A VIP vendégeket vagy a hírességeket elvisszük-e rádiókhoz, tv-khez, lapokhoz interjúkra. Van-e előzetes interjú igény? Milyen témákban, milyen műsorokban / rovatokban

• Mi kerül a sajtómappába? Ehhez képest mi fog elhangzani szóban?

• Hogyan fog kinézni a sajtómappa?

• Ki a felelős a sajtómappa tartalmáért és összeállításáért

• Hány példányban szükséges

• Megcímzett boríték „express” címkével ellátva, hogy az esemény után azonnal fel lehessen használni.

• Készen áll-e a futárszolgálat, hogy az esemény után azonnal kikézbesítse a sajtódossziékat

• Sajtólista

28) Médiaértesítés

• Nézzük át a vendéglistát, hogy van-e rajta olyan ember, aki a média számára csaliként szolgálhat

• Jó előre harangozzuk be írásban az eseményt és a vendégeket a sajtó szerkesztőinek és a preferált újságíróknak, hogy idejében rögzíthessék az időpontokat a naptáraikban.

• Utólagosan érdeklődjön z interjúkról, közösen értékeljük a hírértéket és az együttműködést

• Figyeljünk oda a média munkatársainak értékelésére és panaszaira

29) Köszönőlevelek

• Résztvevőknek

• Vendégeknek

• A média munkatársainak

• A szolgáltatóknak

3. lépés- Előkészítés II. rész

Menü összeállítása: Ültetett állófogadást szeretnénk, vagy szimpla állófogadást? Mitől függ? Természetesen függ attól hány főt hívunk meg.A meghívottak száma legyen 100 fő. Függ továbbá a terem nagyságától. Ha a díszterem 200 m2-es alapterületű, akkor 10 fős körasztalok segítségével le lehet ültetni a résztvevőket. A díszterem csak 150 m2? Akkor ajánlatos állófogadást rendezni. Ha táncolási lehetőséget is bizosítunk (márpedig egy bálon illik!), akkor egy 20-30 m2-es felületet bizosítsunk, lehetőleg parkettát. ( HA a díszterem padlóját padlószőnyeg borítja, akkor gondoskodjunk hézagmentesen!!! összeszerelhető parkettáról)
De térjünk vissza a menüre. Milyen stílusú a rendezvény? Olaszországi hangulatot, a braziliai karneválok fülledtségét, vagy királyi pompát idéző rendezvényről van szó? Minden felsorolt típushoz más és más menüsor illik, mivel más és más a légkör is. Én egy kosztümös farsangi bált képzeltem el, ültetett állófogadás formájában. Az étterem vezetőjével konzoltáljunk, hogy milyen menüt ajánl.

Az este programjával a következő részben foglalkozunk! Addig is jó munkát! Találkozunk a jövő héten!

2 lépés - Előkészítés I. rész

Szervezzünk meg egy képzeletbeli rendezvényt! Eldöntjük, hogy egy farsangi mulatságot rendezünk magunknak és a partnereinknek. Hogyan fogjunk hozzá? Először is eldöntjük, mennyi az annyi, azaz mennyi pénzt szánunk a mulatságra. Most egy jelképes 100 Ft-os keretösszeg áll a rendelkezésünkre. Mire is lesz szükségünk? Először is egy teremre, ami méltó keretet ad a rendezvénynek. Legyünk most ünnepélyesek és a helyszínt tegyük egy elegáns étterem dísztermébe. Ezután gondoskodjuk megfelelő minőségű étekről (mivel a helyszín egy étterem díszterme, nem lesz nehéz). Mielőtt kitaláljuk, hogy milyen menüvel lepjük meg dédelgetett partnereinket, mérjük fel, hogy az adott terem mire alkalmas. Ha nem vagyunk biztosak az elképzeléseinkben kérjük ki szakember véleményét! Véletlenül se rendezzünk ültetett állófogadást 200 embernek egy 150 m2-es teremben! De ne essünk át a ló túloldalára sem és ne vendégeljünk meg 50 embert egy 500m2 -es csarnokban!

Hogyan állítsuk össze a menüt? A következő részben megtudhatod! Figyeld a blogot jövőhéten is!

Addig is jó munkát!