Általános Ellenőrző lista

1) Dátum:

• Dátum és időpont kiválasztása

• Van-e esőnap

• Speciális körülmények ellenőrzése (vakító fény, közlekedés)

• Az esemény nem ütközik-e ünnepnapokkal, vallási, egyéb más (társadalmi, politikai, vagy szakmai) eseményekkel.

• A kulcsemberek és a VIP vendégek részt tudnak-e venni az eseményen ebben az időpontban.

2) Költségvetés:

A rendelkezésre álló anyagi keret meghatározás és felosztása

3) Helyszín:

• Megközelíthetőség

• Változik-e az esemény előtt

• Építés/bontás

• A megfelelő személyek értesítése az eseményről, még mielőtt megtervezzük azt (vállalati tisztviselők, rendőrség, közintézmények)

• Szükség van-e a helyszín speciális előkészítésére

• Fűnyírás, festés, takarítás, helyreállítás

• Szükség van-e speciális javítómunkákra?

• Helyszíni feltételek személyes ellenőrzése (napfény, csúcsforgalom, közlekedés, parkolás, hírközlés, Wi-Fi ,….)

• Érinthetik-e az eseményt különböző időjárási feltételek (esőben sártengerré változhat a helyszín)

• Ki és hogyan tartja rendben a helyszínt a rendezvény ideje alatt

• Ki és hogyan teszi rendbe a helyszínt a rendezvény után

• Vannak-e mosdók és mellékhelységek a helyszínen, vagy mobil megoldásról kell gondoskodni?

• Parkolási lehetőségek

• Van-e elég hely?

• Tiszta és biztonságos-e a parkoló

• Kell-e fizetni érte, és ha igen kinek jár VIP parkolójegy

• Különleges szempontok.

• Megközelítése a mozgássérültek

4) Rendezvény

• A program fajtája

• Forgatókönyvírás

5) Vendégek

• A vendégek száma (teljes-e a létszám)

• A vendégek névsora, VIP vendégek száma, neve

• Meghívottak létszámának ellenőrzése

• Regisztrációs lista a résztvevőkről és a vendégekről (cím, tel.szám)

• Regisztrációs lista: szállítók vagy szolgáltatók

6) Meghívók

• Meghívók szövegének elkészítése

• Megfelelőek-e a testületi színek és logók

• Tartalmaz-e térképet

• Kérjünk-e választ telefonon, levélben vagy e-mail-en

• Meghívók kinyomtatása

• Ki fogja címezni és postázni a meghívókat

• Ki fogja kezelni a válaszokat

7) Étkeztetés

• Szükséges-e étkeztetés

• Ha igen, milyen étkezés a megfelelő, tekintettel a meghívottakra, a napszakra, és a rendelkezésre álló időre

• Hideg vagy meleg étel, felszolgálással, vagy svédasztalos formában

• Menüválasztással vagy kötött menüvel

• Ültetett étkezés, vagy állófogadás jellegű

• Ki felügyeli az étkeztetést

• A felszolgálás milyen formájú legyen (szendvicsek, büfé, ültetéses étkeztetés)

• Formális vagy informális az étkezés

• Van-e elegendő hely az üléshez/álláshoz

• Árak, illetve ktsg keret

• Mennyi hely szükséges az előkészületekhez

• Mennyi idővel előbb kell a vendéglátó vállalatnak megérkeznie, kitelepülnie

• Mennyi időt vesz igénybe

• Mikortól hely a helyet biztosítani a cateringnek

• Milyen technikai felszerelésre és infrastruktúrára van szüksége a catering cégnek

• Meddig kell tájékoztatni a catering céget a vendégek végleges létszámáról

• Ki gondoskodik az alábbiakról:

· Felszolgálók, pincérek, pincérnők

· Csészék, poharak, tányérok, evőeszközök

· Asztalok, székek

· Asztalmű (terítő, szalvéta)

· Szemétgyűjtők

· Elektromosság

· Tálalóedények

· Eltakarítás

• Ellenőrizzük az időjárást, és ennek megfelelően gondoskodjunk az ellátásról (melegben hideg italok)

8) Szervezési előkészületek

• Jelöljünk ki valakit, aki hivatalosan fogadja a sajtó és a VIP személyeket, legyen nála résztvevői lista

• Szükség van-e VIP kísérőre

• Ha a VIP vendégek részt vesznek az étkezésen, foglaljunk asztalt és helyet a számukra

• Kell-e a VIP vendégeknek külön hely, ahol előkészülhetnek, csinosíthatják magukat, pihennek, távol a többi vendégtől

• Kell-e külön terület, hogy a VIP vendégeket távol tartsuk a többiektől, illetve a sajtótól

• A fogadás helye elég nagy lesz-e hogy minden vendéget kényelmesen elhelyezzünk

• Szükség van-e arra, hogy a VIP vendégeket illetve a többi vendéget a helyszínre szállítsuk

• Honnan és hogyan, milyen járművel történik a szállítás

• Van-e megfelelő helység a kabátok, stb elhelyezésére

• Jelöljünk ki felvigyázót

• Az illetékesek, pl. kapuőrök rendelkeznek-e vendéglistával

• Mi az álláspont az illetéktelen behatolókkal

• Minden VIP csapattal (média, VIP vendégek, ügyfelek, stb.) foglalkozzon valaki

• Tudják-e az alkalmazottak mire készülünk, és megfelelően tájékozattuk őket, ahhoz, hogy hatékony segítséget tudjanak nyújtani szükség esetén. (elveszett vendég)

• Készítsünk listát az elkészítendő fotókról, hogy bármelyik alkalmazott tudja irányítani a fotózást.

• Megfelelően öltözöttek- e az alkalmazottak az eseményre, úgy hogy szakszerű munkatársi (szervezői és nem vendég vagy pincér) benyomását keltsék

• A kisegítő személyzet minden tagja hasonló öltözéket hord-e.

9) Hostessek

• Hány hostessre lesz szükség

• Mi lesz a feladatuk

• Ki végzi az előzetes felkészítésüket

• Milyen formaruhában lesznek, és milyen kitűzőt kapnak

• Milyen információnyújtásra kell őket felkészíteni?

10) Takarítás

• Ki tartja tisztán a helységeket, a felszereléseket, járműveket / autókat az esemény idején

• Ki szedi szét a berendezéseket az esemény után

11) Mellékhelységek

• Megfelelően jelöltek-e

• Kellő számban állnak –e rendelkezésre

• Tiszták és használhatóak-e

• Minden vendég számára könnyen megközelíthető-e (gyerek, idős, mozgáskorlátozott)

• Kell-e felügyelő szervezet?

• Ha igen jelöljük ki.

12) Kellékek

• Szalagok, csokrok, dekoráció a teremben illetve az asztalokon

• Van-e olló a helyszínen

• Kellékek készen vannak-e

• Működnek-e

• Van-e készenlétben tartalék berendezés, illetve meghibásodás esetén honnan szerezhető be új készülék a leggyorsabban.
• Milyen a terítő, a dekoráció

• Szükség van-e hamutálakra (álló, asztali), hol biztosítunk dohányzásra lehetőséget (Dohányzásra kijelölt hely táblától gondoskodjunk)

13) Fotós

• Kell-e előzetes fotózás

• Költségei, időszükséglete

• Adunk-e a vendégnek fényképalbumot a látgatás végeztével, ha igen, milyen borításban, illetve milyen hordozóanyagon

• Milyen sajtófotózásra van szükség és milyen média számára

• Mikor készülnek el a sajtófotók

• Végeztetünk-e videódokumentálást az eseményről

14) Sátor, ha nincs megfelelő terem

• Megfelelő-e a mérete

• Felnyitható oldalú legyen-e

• Mikor állítsák fel

• Ott kell-e valakinek lenni, hogy megmutassa az embereknek hova kell állítani

• Tiszta-e, vannak-e rajta sérülések, javítanunk kell-e

• Az időjárás függvényében milyen talajt kell biztosítanunk a sátorban, és milyen mechanikai megoldással (Murva felszórása, deszka, járólap alkalmazása)

• Kell-e világítása a sátorban

• Kell-e rovarlámpa a sátor elé és környékére

• Hogyan biztosítjuk a közlekedést a sátor környékén figyelembe véve a köteleket és a cövekeket

15) Vendégek regisztrációja

• Kellően egyszerű-e

• Milyen adatokat vesznek fel a regisztrálók

• Ki fog regisztrálni

• Hány fő fog regisztrálni

• Hogyan oldjuk meg a regisztrációt tömeges érkezés esetén, úgy, hogy az ne okozzon gondot, fennakadást

16) Névkitűzők

• Az eseményt megelőzően készítsük el a várható vendégek kitűzőit

• Ellenőrizzük a nevek helyes írásmódját

• Legyen tartalék kitűzőnk

• Tollak, papír legyen a helyszínen

17) Mikrofon és színpad

• Működik-e a hangosítás

• Vannak-e tartalék felszerelés

• Fix vagy mobil mikrofonokra lesz-e szükség, vagy mindkettőre

• Áramforrás van-e a hangosításnak, és ha igen milyen csatlakozással

• Győződjön meg róla, hogy elegendő hosszúságú-e az elektromos vezeték

• Szükség van-e elosztóra

18) Emelvény

• Milyen borítása lesz az emelvénynek

• Védőernyőre szükség van-e

• Árnyéka nem zavarja-e a fotózást

• Szükség van-e világításra, fényforrásra az emelvényen

• Szükség van-e pulpitusra az emelvényen

• Ennek milyen lesz a világítása

• Készül-e tv felvétel az emelvényen állókról és milyen távolságból

• Szükség van-e fejgépre a megvilágításhoz

19) Jelzések

• A színpadon a vállalati logó elhelyezése

• Parkolóhelyek

• Dohányzást tiltó táblák, kijelölt dohányzóhely táblák

• Irányjelzők

• Nyilak

• Érintést tiltó táblák

• Kijárat

• Bejárat

• Az esemény helyszínére irányító jelzések (utak mentén)

• Szükség van-e táblákat tartó oszlopokra, vagy más eszközökre

20) Parkolás

• VIP parkolóhelyek

• Ki viszi a parkolóban az autó? A vendég?

• Hol fognak parkolni?

• Kell-e őrzést biztosítanunk a parkoláshoz?

• Van-e parkolóhely a mozgáskorlátozottak számára

• Ha a parkolóhely messze van az esemény helyszínétől van-e más közlekedési eszköz, pl: ingajárat

21) Szóróajándékok, ajándéktárgyak, nyeremények

• Jut-e minden vendégnek, nyertesnek

• Milyen ajándékok legyenek

• Milyen értékhatárig választhatunk tárgyakat, ajándékokat

• Ki fogja kiosztani a vendégeknek

• Mikor

• Speciális ajándékok a VIP vendégeknek

• Mikor osszák ki

• Állítsuk-e ki az ajándékokat, és ha igen, hogyan

22) Ajándék-program

• Megírás, jóváhagyás, kinyomtatás

• Ki terjeszti

• Mikor és hol (a kapunál, ahol behajtanak a vendégek, vagy az esemény bejáratánál)

• Kapjon-e minden vendég egy kis mintát a vállalat termékeiből

23) Kiállítási tárgyak

• Kiállítsuk-e a vállalat termékmintáit, vagy rajzait

24) Audiovizuális bemutató

• Kezelőszemélyzet szükséges-e

• Ellenőriztük-e mostanában

25) Sajtódosszié

• Tényleírás

• Hírlevelek

• Fotók

• Térképek, helyszínrajzok, az üzem vázlatos rajza

• Életrajzi adatok, a kulcsemberek fényképei

• Brosúrák

• Van- e elegendő, vagy kell még rendelnünk

26) Névjegyek

• Begyűjtött/ kiosztott

27) Sajtótámogatás, interjúkészítés

• Fotózási lehetőség

• Csendes terep biztosítása a sajtóinterjúk készítésére

• A VIP vendégeket vagy a hírességeket elvisszük-e rádiókhoz, tv-khez, lapokhoz interjúkra. Van-e előzetes interjú igény? Milyen témákban, milyen műsorokban / rovatokban

• Mi kerül a sajtómappába? Ehhez képest mi fog elhangzani szóban?

• Hogyan fog kinézni a sajtómappa?

• Ki a felelős a sajtómappa tartalmáért és összeállításáért

• Hány példányban szükséges

• Megcímzett boríték „express” címkével ellátva, hogy az esemény után azonnal fel lehessen használni.

• Készen áll-e a futárszolgálat, hogy az esemény után azonnal kikézbesítse a sajtódossziékat

• Sajtólista

28) Médiaértesítés

• Nézzük át a vendéglistát, hogy van-e rajta olyan ember, aki a média számára csaliként szolgálhat

• Jó előre harangozzuk be írásban az eseményt és a vendégeket a sajtó szerkesztőinek és a preferált újságíróknak, hogy idejében rögzíthessék az időpontokat a naptáraikban.

• Utólagosan érdeklődjön z interjúkról, közösen értékeljük a hírértéket és az együttműködést

• Figyeljünk oda a média munkatársainak értékelésére és panaszaira

29) Köszönőlevelek

• Résztvevőknek

• Vendégeknek

• A média munkatársainak

• A szolgáltatóknak